Datenschutzhinweise

Stand: 19. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesen Seiten ist:

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Datenschutzbeauftragte(r)

[Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten – oder Hinweis, dass keine Benennungspflicht besteht; vom Rechtsanwalt festzulegen]

3. Für welche Seiten diese Hinweise gelten

Diese Hinweise gelten für die Seiten von RentenPilot unter

• mein.rentenpilot.info – Dokumenten-Upload, Terminwahl, Seminar-Anmeldung, Umsetzungsvollmacht und Seiten für Arbeitgeber,
• makler.rentenpilot.info – Makler-Portal und bAV-Setup-Vertrag,
• video.rentenpilot.info – Videoberatung und Online-Seminare.

Die früheren Adressen upload.rentenpilot.info und call.rentenpilot.info leiten nur noch auf diese Adressen weiter.

Sie erreichen diese Seiten ausschließlich über persönliche Links, die wir Ihnen per E-Mail senden oder die Ihnen Ihr Arbeitgeber weitergibt. Die Unternehmens-Website wird getrennt betrieben und hat eigene Datenschutzhinweise.

4. Hosting, Speicherort und Sicherheit

• Eigener Server in Deutschland: Alle hier beschriebenen Dienste laufen auf einem eigenen Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) betreiben. Hetzner stellt Server und Netzwerk bereit. Mit Hetzner besteht [Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO – Abschluss bestätigen].
• Verschlüsselte Übertragung: Die Seiten sind nur über HTTPS erreichbar (TLS 1.2 oder 1.3). Browser werden angewiesen, ausschließlich verschlüsselt zu verbinden (HSTS).
• Verschlüsselte Ablage: Hochgeladene Dokumente und unterschriebene Vollmachten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt und unter einem zufälligen Dateinamen gespeichert. Die Datenbanken sind aus dem Internet nicht erreichbar.
• Auswertung nur auf unserem Server: Virenprüfung, Texterkennung und KI-gestützte Auswertung von Dokumenten laufen ausschließlich auf diesem Server. Das KI-Modell läuft in einem Netzwerkbereich ohne Verbindung zum Internet. Dokumenteninhalte werden an keinen externen KI- oder Cloud-Dienst übermittelt.
• Datensicherung: Einmal täglich wird eine verschlüsselte Sicherung (Programm restic, AES-256) erstellt und auf dem Server sowie auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH (Storage Box, Standort [Standort der Storage Box]) abgelegt. [Falls aktiviert: zusätzliche Server-Sicherungen (Snapshots) durch Hetzner]

5. Server-Protokolle und Missbrauchsschutz

• Keine Zugriffsprotokolle: Unser Webserver (Caddy) schreibt keine Protokolle über Seitenaufrufe.
• Schutz vor Missbrauch: Um automatisierte Angriffe abzuwehren, zählen wir Anfragen je IP-Adresse (bei IPv6 je /64-Netz) für 15 Minuten im Arbeitsspeicher des Servers. Diese Zähler werden nicht dauerhaft gespeichert.
• Sicherheitsereignisse: Ereignisse wie ungültige oder abgelaufene Links, falsche Bestätigungen, abgewiesene Dateien oder fehlerhafte Übertragungen werden im technischen Protokoll des Upload-Dienstes vermerkt – mit einer pseudonymisierten Kennung statt der IP-Adresse (mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert, bei IPv6 aus dem /64-Netz).
• Nachweise im Makler-Portal und beim bAV-Setup-Vertrag: Anmeldungen, Fehlversuche, Einreichungen, Abrufe und Unterschriften werden zur Missbrauchsabwehr und als Nachweis protokolliert – ohne Passwörter, Namen oder E-Mail-Adressen und nur mit einer pseudonymisierten Kennung der IP-Adresse.
• Umsetzungsvollmacht: Beim Unterschreiben wird zusammen mit der Vollmacht eine pseudonymisierte Kennung der IP-Adresse (mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert, bei IPv6 aus dem /64-Netz) als Nachweis gespeichert; ein Teil davon steht in der Nachweis-ID des Dokuments.
• Videodienste: Der Vermittlungsserver für Videoverbindungen (TURN) und der Videoserver schreiben technische Verbindungsprotokolle, die IP-Adressen enthalten können.
• E-Mail-Versand: Das Protokoll der zeitgesteuerten Aufgaben vermerkt je versendeter E-Mail die Empfängeradresse und den Betreff.
• Aufbewahrung der Protokolle: Die Protokolle der Dienste werden nach Größe automatisch überschrieben (höchstens 5 Dateien zu je 10 MB je Dienst), die Protokolle der zeitgesteuerten Aufgaben täglich gewechselt und nach 14 Tagen gelöscht. [Speicherdauer bzw. Löschfrist festlegen]

6. Cookies und Speicher im Browser

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge und binden keine Inhalte Dritter ein (keine externen Schriftarten, Karten, Videos oder Skript-Bibliotheken aus fremden Quellen).

Geräteauswahl und Mikrofon-/Kamera-Zustand bleiben in Ihrem Browser; der Zugangsschlüssel und der Wiederaufnahme-Schlüssel werden nur zur Anmeldung am Videodienst an unseren Server gesendet. [Rechtsgrundlage, z. B. § 25 Abs. 2 TDDDG – vom Rechtsanwalt zu bewerten]

7. Die einzelnen Vorgänge

Für jeden Vorgang nennen wir Zweck, Datenarten und Empfänger. Die Rechtsgrundlagen und Speicherfristen werden nach der rechtlichen Prüfung ergänzt.

7.1 Dokumenten-Upload (z. B. Lohnabrechnung, Strom-, Gas- und Internetrechnung)

Zweck

Vorbereitung Ihrer persönlichen Beratung zur Haushalts-Kostenoptimierung und betrieblichen Altersversorgung (bAV).

Ablauf

Sie erhalten einen persönlichen Link per E-Mail. Er gilt 14 Tage, ist in der Zahl der Nutzungen begrenzt und wird zusätzlich durch Ihr Geburtsdatum geschützt. Zum Hochladen bestätigen Sie die Verarbeitung Ihrer Dokumente per Häkchen. Erlaubt sind JPG und PDF bis 10 MB je Datei. Jede Datei wird auf ihren tatsächlichen Dateityp und auf Schadsoftware (ClamAV, auf unserem Server) geprüft und anschließend verschlüsselt gespeichert.

Automatische Auswertung

Unser Server liest die Dokumente per Texterkennung und mit einem lokal betriebenen KI-Modell aus. Übernommen werden nur einzelne Werte; der ausgelesene Volltext wird nicht gespeichert (die Dokumente selbst bleiben verschlüsselt in Ihrer Akte):

• bei Rechnungen: Sparte, Anbieter, monatlicher Betrag und Hinweise zur Laufzeit,
• bei Lohnabrechnungen: laufendes Gehalt, Auszahlungsbetrag, Steuer- und Sozialabgaben, Steuerklasse und ggf. Faktor, Freibeträge, Kinderfreibeträge und Kennzeichen der Pflegeversicherung (Kinderzahl bzw. kinderlos), Krankenkasse und Zusatzbeitrag, ob Kirchensteuer abgeführt wird (ja/nein), vermögenswirksame Leistungen, bereits bestehende Entgeltumwandlung, Netto-Bezüge und -Abzüge, Anschrift und Geburtsdatum.

Die Werte sind Vorschläge; eine Beraterin oder ein Berater prüft sie, bevor sie verwendet werden. Von jeder Dokumentart bleibt nur der jeweils neueste Upload gespeichert, ältere werden samt Datei gelöscht.

Datenarten

Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Arbeitgeber, Inhalt der Dokumente. Lohnabrechnungen können Angaben enthalten, die besonders geschützt sind (z. B. das Kirchensteuermerkmal, aus dem sich eine Religionszugehörigkeit ergeben kann).

Empfänger

Unser Beratungsteam (internes System, nur über ein gesichertes Netz erreichbar).

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen – einschließlich Art. 9 DSGVO für besondere Kategorien]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

7.2 Terminwahl für die Beratung

Zweck

Vereinbarung Ihres Beratungstermins.

Ablauf

Über Ihren persönlichen Link und Ihr Geburtsdatum sehen Sie freie Termine und buchen einen davon. Sie erhalten eine Bestätigung mit Ihrem persönlichen Video-Link per E-Mail.

Datenarten

Gewählter Termin, Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum (zur Bestätigung).

Empfänger

Unser Beratungsteam.

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

7.3 Online-Seminar: Anmeldung und Teilnahme

Zweck

Organisation des Online-Seminars für die Beschäftigten Ihres Arbeitgebers und Vorbereitung der anschließenden Beratung.

Ablauf

Ihr Arbeitgeber gibt den Anmeldelink weiter. Sie melden sich mit Name, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum an und bestätigen die Verarbeitung per Häkchen. Sie erhalten eine Bestätigung mit einem persönlichen Zutrittslink; nach dem Seminar senden wir Ihnen Ihren persönlichen Link für Unterlagen und Terminwahl. Das Geburtsdatum dient später als Bestätigung für diese Links.

Teilnahme

Das Seminar läuft über unseren eigenen Videoserver (siehe 7.4). Ihr Name wird den anderen Teilnehmenden technisch übermittelt; die Teilnehmerliste ist in der Oberfläche nur für die Moderation sichtbar. Ihr Mikrofon startet stumm, Sie schalten es selbst ein und aus. [Falls für einzelne Seminare ein externer Videodienst genutzt wird: Anbieter und Hinweise ergänzen]

Datenarten

Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Arbeitgeber, Seminar und Termin; während der Teilnahme Ton (und bei Präsentationen ggf. Bild).

Empfänger

Unser Beratungsteam; Teilnehmende des Seminars (Name, Wortbeiträge).

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

7.4 Videoberatung

Zweck

Durchführung der Beratung per Video.

Technik

Wir nutzen ausschließlich eigene Server; es wird nichts aufgezeichnet. Kamera und Mikrofon werden erst nach Ihrem Klick und Ihrer Freigabe im Browser genutzt. Zutrittslinks gelten nur in einem Zeitfenster rund um den Termin.

• Über unseren Videoserver (Videoberatung und Online-Seminare): Bild und Ton werden verschlüsselt (TLS bzw. DTLS-SRTP) zu unserem Videoserver übertragen und von dort an die anderen Teilnehmenden weitergeleitet. Das ist eine Transportverschlüsselung, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Der Videoserver verarbeitet die Daten kurzzeitig zur Weiterleitung.
• Direktverbindung (1:1-Gespräch): Bild und Ton werden zwischen den Geräten Ende-zu-Ende verschlüsselt (WebRTC, DTLS-SRTP). Muss die Verbindung über unseren Vermittlungsserver (TURN) laufen, leitet er nur verschlüsselte Daten weiter. Für eine Direktverbindung tauschen die beteiligten Geräte technisch ihre IP-Adressen aus.

Datenarten

Name (Anzeigename), Bild und Ton während des Gesprächs, technische Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse).

Empfänger

Ihre Gesprächspartner bei RentenPilot.

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

Bild und Ton werden nicht gespeichert. Technische Protokolle: siehe Abschnitt 5.

7.5 Umsetzungsvollmacht

Zweck

Digitale Unterschrift der Vollmacht, mit der Sie uns mit der Umsetzung der besprochenen Maßnahmen beauftragen.

Ablauf

Sie erhalten einen persönlichen Link per E-Mail (30 Tage gültig). Sie lesen die Vollmacht und unterschreiben mit Finger oder Maus. Die Unterschrift wird als Bild auf Schadsoftware geprüft; daraus entsteht ein PDF mit Zeitpunkt und Nachweis-ID, das verschlüsselt in Ihrer Akte gespeichert wird. Unser Team wird per E-Mail informiert.

Datenarten

Name, Geburtsdatum, Anschrift, Arbeitgeber, Mandanten-Referenz, Eckdaten der bAV (Beitrag, Arbeitgeberzuschuss, Laufzeit, Versorgungsträger und Tarif), Unterschrift, Zeitpunkt, Prüfkennung aus der IP-Adresse.

Empfänger

Unser Team; im Rahmen der Umsetzung der kooperierende bAV-Versicherungsmakler, Ihr Arbeitgeber sowie die Anbieter, bei denen wir in Ihrem Auftrag Angebote einholen oder Verträge wechseln (siehe Abschnitt 8).

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

7.6 Seiten für Arbeitgeber

Zweck

Terminvereinbarung für die Online-Präsentation und Angabe des bAV-Maklers des Unternehmens.

Ablauf

Über einen Link aus unserer E-Mail wählt das Unternehmen einen Präsentationstermin; die Einladung mit Zutrittslink geht automatisch per E-Mail an die Ansprechperson. Auf einer weiteren Seite kann das Unternehmen die Kontaktdaten seines bAV-Maklers eintragen oder angeben, dass es keinen eigenen Makler hat.

Datenarten

Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, Termin; Maklerbüro, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Maklers.

Empfänger

Unser Team; der angegebene Makler im Rahmen der Zusammenarbeit.

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

7.7 Makler-Portal und bAV-Setup-Vertrag

Zweck

Zusammenarbeit mit bAV-Versicherungsmaklern: Übersicht über vermittelte Vorgänge, Einreichung von Arbeitgebern, Stornomeldungen und digitale Unterschrift des bAV-Setup-Vertrags.

Ablauf

Der Zugang erfolgt über einen persönlichen Link (unbenutzt 14 Tage gültig) und ein selbst gewähltes Passwort. Das Passwort wird nur als Hash-Wert (scrypt) gespeichert. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt. Beim Festlegen des Passworts erhält die hinterlegte E-Mail-Adresse eine Information. Für die Unterschrift des bAV-Setup-Vertrags werden Unterschrift, Zeitpunkt, eine Prüfsumme des Vertragstexts und des Dokuments, eine pseudonymisierte Kennung der IP-Adresse und eine Prüfsumme der Browser-Kennung (User-Agent) gespeichert.

Datenarten

Name, E-Mail-Adresse und Maklerbüro; Anmeldedaten; Mandanten-Referenzen der vermittelten Vorgänge; bei Einreichungen Firma, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort und Mitarbeiterzahl des Arbeitgebers; Vertragsdaten und Unterschrift.

Empfänger

Unser Team.

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

7.8 E-Mails

Zweck

Versand Ihrer persönlichen Links, Bestätigungen und Terminerinnerungen sowie die Abstimmung mit Partnern.

Technik

Wir versenden E-Mails automatisch vom Absender noreply@rentenpilot.info über den Mailserver der Hetzner Online GmbH, verschlüsselt übertragen (STARTTLS). Antworten auf diese Adresse werden nicht gelesen. Die E-Mails werden einschließlich eventueller PDF-Anhänge in unserer Datenbank gespeichert und bleiben dort auch nach dem Versand erhalten.

Wenn Sie uns schreiben

Verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. [Kontaktadresse, Postfach-Anbieter, Rechtsgrundlage und Speicherdauer ergänzen]

Rechtsgrundlage

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

Speicherdauer

[vom Rechtsanwalt festzulegen]

8. Empfänger und Übermittlungen

• Hetzner Online GmbH (Server, Datensicherung, E-Mail-Versand) als technischer Dienstleister. [Auftragsverarbeitung bestätigen]
• Kooperierender bAV-Versicherungsmakler: Für die Einrichtung der betrieblichen Altersversorgung erhält der zuständige Makler die dafür erforderlichen Daten und Unterlagen, darunter die Eckdaten, Ihre Mandanten-Referenz und die unterschriebene Vollmacht. [Name des Partnermaklers bzw. Hinweis auf den vom Arbeitgeber benannten Makler ergänzen]
• Ihr Arbeitgeber erhält die für die Einrichtung der bAV erforderlichen Daten. [Umfang konkretisieren]
• Anbieter von Strom, Gas, Internet/Telefon und Bankkonten: Wenn Sie uns mit der Umsetzungsvollmacht beauftragen, geben wir die dafür nötigen Daten an die Anbieter weiter, bei denen wir in Ihrem Namen Angebote einholen, kündigen oder Verträge abschließen.

Eine Weitergabe an Werbe- oder Analysedienste findet nicht statt. Unsere Server stehen in Deutschland; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR ist nicht vorgesehen. [Standort der Datensicherung und Drittlandfrage vom Verantwortlichen zu bestätigen]

9. Speicherdauer und Löschung

[Speicherfristen je Vorgang und gesetzliche Aufbewahrungspflichten – vom Rechtsanwalt festzulegen]

Technische Fristen, die heute bereits gelten:

• Persönliche Links: Upload und Terminwahl 14 Tage, Vollmacht 30 Tage, Einladung zum Makler-Portal 14 Tage (unbenutzt), Signatur-Link zum bAV-Setup-Vertrag 14 Tage.
• Anmeldung im Makler-Portal: höchstens 2 Stunden.
• Zähler zum Missbrauchsschutz: 15 Minuten im Arbeitsspeicher.
• Von jeder Dokumentart bleibt nur der neueste Upload gespeichert.
• Datensicherungen werden nach einem festen Schema aufbewahrt (bis zu 14 tägliche, 8 wöchentliche und 12 monatliche Stände). Gelöschte Daten können daher bis zu etwa 12 Monate in verschlüsselten Sicherungen enthalten sein.

10. Automatische Auswertung

Hochgeladene Dokumente werden auf unserem Server automatisch ausgelesen (siehe 7.1). Das Ergebnis sind Vorschläge für einzelne Werte, die eine Beraterin oder ein Berater prüft und übernimmt. Entscheidungen über Sie trifft das System nicht. [Bewertung im Hinblick auf Art. 22 DSGVO durch den Rechtsanwalt]

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. [Formulierung und Umfang vom Rechtsanwalt zu prüfen]

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist: [zuständige Aufsichtsbehörde mit Anschrift]

13. Bereitstellung Ihrer Daten

[Hinweis, ob die Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist und welche Folgen eine Nichtbereitstellung hat – vom Rechtsanwalt festzulegen]

14. Änderungen dieser Hinweise

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.